办公文档管理办法

　　为规范公司办公文档管理，形成科学、有效、系统地管理机制，结合公司实际，特制定本办法。

　　第一条凡经公司行政办公室收、发的各种文件、材料及属公司或行政办公室工作范围的文档材料，一律由行政办公室负责存档。

　　第二条文档由行政办公室文书专人保管，负责收发文登记，整理分类、编号、保存，办理借、查阅登记及文档回收等工作。未办理借阅手续不得借阅文件，否则保管人承担责任。

　　第三条文档存放于公司行政办公室专用文件柜中，钥匙由专人保管。文件应分类放置。对需要办理的文件，按办理情况存放；已办理完毕的文件，按已拟定的立卷类目存放；未办理完毕的文件放于待办文件夹中。存放文件应同时放置文件目录（纸质版和电子版同时设置目录并扫描存档），便于使用时查找。

　　第四条对于承办件，应催促承办部门尽快按规定时限尽快办理，处理结果及时反馈；办理完毕后及时将文件退公司行政办公室存档。

　　第五条文档分类采用主题分类和业务项目相结合的方法分类立卷，并按时间顺序排列，辅以数字排序的方式，以便于管理和迅速准确查找。

　　第六条文档的借阅，由保管人与借阅人当面查点所借文件的类别、份数和页数，借阅人在登记簿上签字，填写借阅期限；在限定的借阅期限过后，保管人应及时催促借阅人退还文件，以免丢失或影响他人使用。对于有特殊保密要求的文件，可根据保密等级，限在公司办公室查阅，不得带走，不得复印。对办理完借阅手续的文件，借阅人需妥善保管，不得涂改、损坏或丢失。

　　第七条行政办公室文档的保存年限：对于公司的重要文档，公司长期保存或保存10年以上（可在公司办保存两年后转档案室保存）；对于一般文档，保存期5年。文档的整理工作一般在本年度的第一季度完成。

　　第八条文件的销毁：对无需立卷存档，使用完毕，无保存价值的文件、资料、刊物等，在使用完毕进行清点登记后即可销毁。对超过保存期的文件，定期进行清点登记，签批备案后按文件销毁程序处理。

　　第九条档案移交，对保存期已满两年以上的文件，除公司行政办公室确需继续保管外，可移交档案室存档，公司行政办公室仅保存归档移交文件的目录、归档时间、档案编号，以便查阅。

　　第十条行政办公室存档文件的范围：

　　1、甲类：

　　1）公司章程、营业执照、法人证书、公司登记注册材料

　　2）公司董事会、股东组成人员（单位）名单及材料

　　3）对上级领导机关的请示、报告文件，上级机关下达的文件、通知、批复

　　4）公司历史性文字、影音、图片资料

　　5）公司内部印发的管理制度、章程、管理办法、条例

　　6）董事会、股东会、办公会会议纪要

　　7）公司发展规划，对外合作协议、文件

　　8）公司机构设置、干部任免、奖励、考核、晋职晋级、处罚文件材料

　　9）重要领导人讲话、题词、照片、录像

　　2、乙类：

　　1）公司对外宣传册、广告、技术、产品介绍、展示会资料

　　2）公司专项授权书、委托书

　　3）会议、专项活动音像、图片资料

　　第十一条存档文件的形式，对甲类资料要求存正式文本1～2份，对公司行政办公室打印董事长、总经理以公司名义对外签发的文件，除保存正文外还要保存底稿和签发手续。

　　第十二条公司内其他各单位，各职能部门对各自业务范围内的文档，各自负责整理、存档，按类别、内容、时间归类。

　　第十三条各部门凡需移交档案室长期保存的档案，由各职能部门清理后，登记造册，经各部门领导人签字批准，送交档案室保存。同时交给公司行政办公室存档目录一份，以便公司行政办公室保留相应的档案目录。

　　第十四条公文的签收程序

　　1、公文的编号保管

　　（1）行政办公室对政府来文及下属单位和部门来文拆封后应及时附上"文件处理传阅单"，并分类登记编号、保管；须由公司承办或归档的公司领导亲启的文件，公司领导启封后，也应交行政办公室办理正常登记保管手续。

　　（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政办公室文员进行登记编号保管，不得个人保存。

　　2.、公文的阅批与分转

　　（1）所有公文函件均需由行政办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由行政办公室文员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管部门领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。

　　（2）一般函、电、单据等，由行政办公室文员直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主管领导沟通协商确定主要负责部门后，责成主抓部门分转处理。

　　（3）为加速文件运转，行政办公室文员应在当天或第二天上午将文件分送到公司领导和承办部门进行阅批处理，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

　　3、文件的传阅与催办

　　（1）传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送交行政办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，行政办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　（3）文件阅完后，应送交行政办公室文书，切忌横传。

　　（4）行政办公室文书对文件负有催办督促检查的责任。承办部门接到文件后应立即指定专人办理；承办部门不得将文件压放、分发，如需备查或使用，应按照公司规定，征得行政办公室同意后，方可予以复印或摘抄，原件应及时归档保管。

　　第十五条公司财务档案由财务部统一管理、市场管理和消防安全管理档案由市场安全部统一管理、市场督查文件档案由市场督查部统一管理；分公司业务类档案由分公司统一管理。

　　第十六条公司各单位、各部门均按本办公文档管理办法执行。

　　办公文档收文管理流程

　　1、上级或平级单位来文

　　接收公文→行政办公室登记、拟办、分转→分管领导阅签批办→承办部门落实执行并签署意见（办理结果由承办部门向主管副总或总经理汇报）→公文原件办复后行政办公室立卷归档

　　2、下级单位来文（主要是请示、申请、汇报等）

　　行政办主任对来文材料进行审核（不符合行文规定要求的文稿打回原单位重新拟稿）→行政办主任做出批办意见并填写《请示来文审核阅办单》做好编号和来文登记记录→转呈后勤办公室或主管副总阅处，做出指示性意见安排→承办部门对请示、申请事项进行具体审查、核实，并签署核查结果意见→后勤办公室将请示文稿以及公文审核阅办单会签意见转呈总经理阅处→→总经理做出最终明确指示性意见→行政办将各级领导会签的审核阅办单复印件转发给来稿单位以示意见回复→行政办将各级领导会签的审核阅办单原件及下级来文进行登记存档备案。