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档案管理制度一、文书档案立卷归档制度 第一章总则 第一条为加强本公司档案工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二章文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时告之行政办公室主任，行政办公室主任对公司整体档案管理工作负总责。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含本转发的原件）一律由行政办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员，必须将会议的主要文件资料向行政办公室文书人员移交并办理归档手续； 2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向行政办公室文书人员移交并办理归档手续； 第七条各部门专（兼）职文书的职责 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料； 2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年3月末前，将上一年度的归档文件材料归档完毕，并向行政办公室档案管理专职人员办理移交及签收手续； 3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 第三章归档范围 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录象等。 第四章平时归卷 第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。 第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。 第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。 第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记簿上注明。 第五章立卷（案卷质量要求） 第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部（室）兼职档案员配合，行政办公室档案文书管理人员负责组卷、编目。 第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文件单独立卷。 第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。 第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第二十九条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角书写页号。 第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。 第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表放置在卷尾。 第三十二条案卷封面应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式 案卷装订。装订前，卷内文件材料要先去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第三十四条案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）----文件----封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，放置于档案柜内保存。 二、档案管理规定 第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本规定。 第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。 第二章档案机构及其职责 第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。 第六条档案工作由公司总经理统一领导，行政办公室负责接收、收集、整理、立卷、保管第二条所指定的由行政办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各分公司的档案管理工作。 第七条行政办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采取科学手段，逐步实现档案管理电子化、信息化和规范化。 第三章档案的管理 第八条整理办法 1、方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷； 2、步骤： （1）收集：文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷； （2）整理：根据分类和成立时间整理； （3）分类：根据下述分类方法分类； （4）立卷：区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期； 第九条过程管理 1、属于公司保管的档案：公司及各分公司部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，在每年1月末前将上一年度需归档的预立卷的文件整理成册移交给总公司行政办公室保管，任何人不得据为己有； 2、属于分公司和部门保管的档案：在每年12月末前将本年度本部门单位的资料档案汇编整理成册，形成档案总目录，并将其上报给总公司行政办公室，留待备查； 第十条监督：总公司行政办公室根据各分公司和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各分公司和各部门档案的管理工作。 第十一条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 第十二条公司档案的分类及编号：各分公司、各部门资料员经总公司行政办公室指导培训后，按有关档案分类及编号要求操作。 第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。 第十四条借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经行政办公室主任核准、行政主管领导签字同意后方可带出，用毕即归还（包含复印件）。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 第十五条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。 第四章档案备份制度 第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。 第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，公司行政办公室在每年年末对公司所有办公电脑的资料进行统一拷贝存档（包含分公司的业务台帐资料和财务数据资料），形成资料档案备份盘，以便保持公司历史资料的延续性和真实性。 第十八条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。 第五章处理条例 第十九条有下列行为之一，根据情节轻重，给予50--500元扣薪处理，若构成犯罪，依法追究刑事责任： 1、损毁、丢失或擅自销毁企业档案； 2、擅自向外界提供、摘抄企业档案； 3、涂改、伪造档案； 4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者； 5、未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）； 第六章责任 第二十条本制度适用于本公司各部门、各分公司和全体员工； 第二十一条本制度监督责任部门为总公司行政办公室，第一责任人为各部门、各分公司指定的资料员；第二责任人为各部门和各分公司经理。 第二十二条总公司行政办公室就档案管理的细节程序要求、登记表格的统一规范以及业务流程拟定等工作，结合公司实际情况进行完善处理，并指导各部门和各分公司开展好档案管理的规范化操作工作。 |
