印章使用管理制度

　　第一章总则

　　第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本办法。

　　第二条公司总经理授权由财务部全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。

　　第三条公司印信分为以下几类：

　　1、公司公章：刻有公司注册名称且对外具有法律效力的印章；

　　2、公司法人章：刻有公司法人姓名的印章；

　　3、公司财务专用章：公司财务部为履行财务职能而使用的印章；

　　4、公司合同专用章：刻有公司名称+合同专用章字样，为履行合同职能而使用的印章；

　　5、公司劳资专用章：公司行政办公室人事为履行人事职能而使用的印章；

　　6、各分公司公章：刻有分公司注册名称且对外具有履行分公司职能的印章（单独使用不具有法律效力）；

　　第二章印章的领取和保管

　　第四条印信的刻制

　　1、公司需要刻制印信的部门，需经公司相关领导（董事长、总经理）审核批准后，由经办人员（财务部印章保管专职人员）持营业执照正本及公司介绍信赴印章刻制机构办理刻章手续并刻制印章，印信内容应与营业执照内容一致。

　　2、公司行政办公室负责将印信的启用时间和印模进行公布和报备。

　　第五条印信的保管

　　1、印信保管人应将印信置于其日常工作活动范围内的办公桌、文件柜或保险箱内，并将钥匙妥善保管；

　　2、更换印信保管人应按公司规定办理工作交接手续，并填写《印信移交/销毁清单》，交接相关印信登记、使用的原始记录和附有相关领导签批的原始稿件；

　　3、印信保管人公差、外勤或因故休假等不能正常工作的应事先将印信存放处的钥匙交与财务部代理人；

　　4、印信应在公司办公场所固定位置保管，禁止任何人外出携带，但经公司董事长、总经理认可并同意，在履行完相关签批手续后可由印信保管人（或代理人）与经办人一同外出办公用章；

　　5、财务部使用印章的保管按财务相关制度的规定执行。

　　第六条公司建立印章使用记录簿，任何人使用印章都必须在使用记录簿上进行登记。

　　第七条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

　　第三章印章的使用

　　第八条印章的使用范围

　　1、公章的使用范围

　　（1）发送正式公文、电函、传真件等；

　　（2）报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等；

　　（3）授权委托书、人事任免、劳动合同、对外介绍等；

　　（4）签订重要业务合同、协议等；

　　（5）上岗证、先进集体和个人荣誉证书等；

　　（6）需要代表本企业加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、材料等。

　　2、各分公司及各职能部门印章使用范围

　　（1）在其职权范围内，公司内部对口业务部门的电文、通知、函件等工作联系；

　　（2）用于对外工作介绍信和授权范围内的工作函件等。

　　第九条公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需要印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。

　　第十条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员（董事长、总经理）批准后，方可交印章保管人盖章。

　　第十一条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，核对无误后方可盖章。

　　第十二条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

　　第十三条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。

　　第十四条涉及法律等重要事项需使用印章的，须经公司法律顾问审核签字。

　　第十五条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。

　　第十六条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，年底整理后形成年度用章记录汇总，交由行政办公室归档备案。

　　第十七条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印信使用单，载明事项，经公司总经理批准后，由两人以上共同携带使用。

　　第十八条公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。任何人不得开具空白介绍信、证明等，如因工作需要或其他特殊情况确需开具的，必须由总经理、主管副总、行政办主任三方签字同意后方可执行。

　　第十九条原则上公司任何人不得携带公章外出，如确需带出使用时，须经公司领导批准，并填写"印章借出审批单"方可带出。借用人在归还公章时需将借出期间所盖公章材料的原件（复印件）进行整理汇总，形成公章借出报告，明确办公事务及公章使用情况，交由总公司财务部印章保管专职人员登记备案归档。

　　第二十条印信损坏/遗失

　　1、印信因长期使用或其他原因造成损坏需要重新刻制新印章，印信保管人应向董事长、总经理报告，经其同意后，按前述刻章流程，持已损坏的印信到印章管理机构办理，取得新印信后须将原印信及时销毁。

　　2、印信若有遗失，保管人应在发现后立即向财务部经理、行政办公室主任和总经理报告，并采取相应措施，同时依法公告作废。

　　3、人为损坏印信者应按公司奖惩办法视行为人的过错程度给予相应处分。保管人或其他人因过错导致印信遗失且给公司造成损失的，依法律规定办理。

　　第二十一条印信的移交/销毁

　　1、公司因故分立、合并、解散、终止，由公司登记机关办理变更登记或注销后，印信保管人应将印信交于原单位善后事务的处理人保管。印信移交应填写《印信移交/销毁清单》；

　　2、已解散或终止的分公司（部门），其善后事务处理完毕后，由公司总经理决定，或销毁或移交总公司相关部门管理，并填写《印信移交/销毁清单》。

　　第四章责任

　　第二十二条印章保管人的责权范畴：

　　财务部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：

　　（1）公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任。

　　（2）财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任。法人章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。

　　第二十三条任何人必须严格按照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

　　第二十四条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

　　第五章附则

　　第二十五条本办法解释权归总经理。

　　印章使用流程（印章保管人亲自参与使用该流程）：

　　使用人申请→填写印章使用单→用章部门负责人签字→行政主管副总签字→总经理签字审批→财务部经理审核签批手续→印章保管人用印→印章保管人将领导签批的印章使用单和文件底稿以及用印后正式成文稿件一并整理归档

　　印章借出使用流程（印章保管人不参与使用，使用该流程）：

　　使用人申请→填写印章借出审批单→用章部门负责人签字→行政主管副总签字→总经理签字审批→财务部经理审核签批手续→印章保管人移交印章→印章借出使用人用印→印章借出使用人形成借出报告、汇总所盖印章文档→填写印章归还审查表→印章保管人将领导签批的印章借出审批单、文件底稿、借出报告、印章归还审查表以及用印后正式成文稿件一并整理归档