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会议和会务管理制度为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，结合公司的实际工作情况，特制定本制度。 一、目的 1、实行有效管理，促进公司上下的沟通与合作； 2、提高公司各单位、各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度； 3、集思广益，提出改进性拓展性的工作方案； 4、协调各单位、各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。 二、会议类别 根据公司的企业性质，会议共分为以下几种类别： 1、股份制公司性质的会议包括：董事会、监事会和股东大会； 2、公司经营管理性质的会议包括：总经理办公会、部门会、职工全体大会； 3、公司专项业务类别性质的会议包括：党委会、工会职工代表大会等其他专题会。 三、会议程序要求及参加人员和会议内容 1、股份制公司性质的董事会、监事会、股东大会的召开，按照《公司章程》的规定程序要求组织实施； 2、公司专项业务类别的党委会、职工代表大会等按照按照《党章》的规定要求和工会的指定程序召开；其他专题会如：消防安全工作会等由专职部门按照会议程序要求专题组织召开； 3、公司经营管理性质的会议具体程序要求如下： 总经理办公会 （1）会议组织：行政办公室 （2）会议主持人：公司总经理，总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定公司高级干部代行职权； （3）会议参加人：副总经理、总经理助理、各分公司和机关各部门经理 （4）列席人员：视工作需要，可让其他有关人员出席 （5）会议内容： ①听取各部门主管对所属工作的汇报，对完成有困难的工作集体协商，并寻找解决办法； ②工作中出现的问题须及时跟踪改进，对工作的失误找出原因并及时改正总结； ③探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现； ④对上期工作总结，并部署下期工作任务。 （6）会议记录人：行政办公室主任（或行政办文书） 部门工作会 （1）会议主持人：部门经理（或分公司经理）或部门经理指定人员 （2）会议参加人：部门所有人员（或分公司中层人员） （3）列席人员：视工作需要，所邀请其他部门人员 （4）会议内容： ①协调部门内部工作开展，对工作中的问题及时发现、及时解决； ②所属工作有进展难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决； ③明确部门工作在公司整体经营活动中的进展状况，及时总结工作的经验教训并制定下期工作计划；对上期工作总结，并部署下期工作任务。 （6）会议记录人：各部门的文书（或档案管理员） 公司全体会 （1）会议主持人：公司总经理或总经理指定人员 （2）会议参加人：公司全体人员 （3）列席人员：视工作需要，邀请公司外部人员 （4）会议内容： ①公司运营状况、日常工作进度以及将要采取的重大决策向全体员工宣布，促使上下信息的沟通； ②公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理； ③对年度重点工作和专项工作安排进行总结和部署。 （6）会议记录人：行政办公室主任 四、会议的准备 1、所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别提前做好有关准备工作（包括拟好会议通知、议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草稿、落实会场、备好座位、通知与会人等）； 2、会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律； 3、参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达； 4、会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理； 5、会议形成决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。 五、会议记录 1、会议记录遵照"谁组织、谁记录"的原则，按照会议类别指定程序的记录员记录；如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员； 2、总经理办公会会议记录应在一天内整理完毕，送交会议主持人核阅，核阅后应复印分发各出席人一份，传阅各出席人，并要求阅者签字为据。该份记录最后传回主持人，作为下一次会议的重要资料，会议记录员将上述手续资料的原始件留存归档； 部门工作会议各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便对日后工作有指导意义； 公司全体会会议记录由行政办公室主任整理完毕后，先请总经理签字确认，然后分发至各部门及各分公司，以备查询。 六、会议室的管理 1、会议室由行政办公室负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政办公室申请，由行政办公室统筹安排； 2、会议室卫生由行政办公室负责，在每次会议召开前后均要进行卫生清扫，并做好日常保洁； 3、会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人员不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。 七、附则 本制度由总公司行政办公室负责解释 |
