办公物品采购管理办法

　　一、总则

　　为加强公司办公物品（含生活服务类物资）采购工作管理，严格办公用品的采购、验收和保管程序，规范物资采购过程中的经济行为，提高工作效率，节约开支，使办公用品的管理程序化、制度化、标准化，结合公司的实际情况，特制定本办法。

　　1、公司办公物品采购工作实行计划报批、预算管理、统一采购制度。

　　2、被列入固定资产的办公设备采购同时应执行公司固定资产管理制度。

　　3、后勤办公室是公司（含分公司）办公物品采购归口管理部门。

　　二、职责

　　1、总经理职责

　　（1）采购合同的批准；

　　（2）《物品购置计划表》的批准；

　　（3）预算外或紧急物品需求采购的批准；

　　（4）采购付款的批准；

　　2、分管领导职责

　　（1）对预算外或紧急物品需求进行审核；

　　（2）对有关采购合同进行审查；

　　3、后勤办公室职责

　　（1）月度办公物品采购计划及预算编制；

　　（2）《物品购置计划表》的审核；

　　（3）长期办公物品供应商家的选定；

　　（4）牵头做好有关办公物品采购及市场比选工作的组织，按照已批采购计划组织采购；

　　（5）对采购物品进行发放、管理或移交申请部门使用、管理；

　　（6）负责组织所采购物资的检验和验收；

　　（7）监督各部门办公用品的使用情况。

　　4、财务部职责

　　（1）月度需求预算计划审核；

　　（2）月度采购付款审核；

　　（3）提供采购物品所需资金及催办相关采购部门及时报帐；

　　（4）参与相关所采购物品的验收和验证及相关物资采购招标工作；

　　5、购置部门职责

　　（1）提报月度物品需求（采购）计划；

　　（2）审议采购工作相关事宜；

　　（3）对有关月度物品（采购）计划进行审核确认；

　　（4）参与有关所采购物品的检验或验证及相关物资采购招标工作。

　　三、管理内容

　　1、分类

　　本采购管理办法所指办公物资为：各类办公设备、用具、日常用品、耗材；后勤服务类；消耗性小额物资、低值易耗品；其他非生产类物品。

　　2、计划与审批

　　（1）公司月度办公物资采购计划及预算的编制以年度预算计划为基础，月度预算计划为依据，按照需求合理、配置科学、高效节约的原则进行；

　　（2）办公物品计划分季度需求计划、月度采购计划，紧急需求采购三种；公司各部门每月25日前，按预算要求报下一月度需求计划；公司月度物品采购计划由后勤办公室在当月5日前组织编制；紧急需求及预算外需求采购经公司总经理批准后，由后勤办公室按照有关规定及时组织采购，并纳入下一月度采购预算计划。分公司季度办公物品需求计划每季度末月25日前报公司后勤办公室备案批准；

　　（3）各部门购置物品应填写《物品购置计划表》，经后勤办公室按计划审核后，报请总经理审批确认；特殊物品或急需物品的采购需经公司后勤办公室同意，总经理批准后，可由分公司自行购买；

　　（4）办公用品、福利用品的配置及发放标准按照相关规定执行，低值易耗品的采购由后勤办公室根据各部门的实际工作情况核定后实行定额使用管理。

　　3、采购原则与实施

　　（1）办公物品采购按照"同等条件、质优优选、价优优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产商优选、信誉好单位优选"的方式，综合考虑"质量、价格、交货期、兽后服务"四个方面的内容，在"重质量、遵合同、守信用、看服务"的前提下，做好办公物品供应商的考察选择工作。重要办公物品供应商必须具有"资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周到"等要求；

　　（2）普通办公物品采购由后勤办公室指定专人负责组织实施。对批量小、品种杂的办公物品通过"定点、定期、定量"采购；对特殊需求物品，经市场进行多家同类商品或相关商品性价比选后，择优选购。

　　（3）公司大宗办公物品（设备）采购，适宜招标者应首选招标进行/

　　4、采购经办

　　（1）采购经办人员接到经批准同意的《物品购置计划表》后，先核对采购内容，查阅有关资料后，根据办公物品需求的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，预选相关供货商；

　　（2）采购经办人员对厂商的报价资料进行整理后，应深入分析，拟定议价方式及各种有利条件，按照经批准的采购方式与供货商议价；

　　（3）采购经办人员询价、议价以及对有关物品的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《物品采购购置计划审批表》，经过后勤办公室主任审核后，报请总经理批准同意后进行采购；

　　（4）对需要与供应商签订《购货合同》的办公物品采购，则按合同审批程序经各级领导审批后再进行采购。

　　5、验收及领用

　　（1）采购办公物品到货后，采购经办人员应提请有关部门和人员对采购物品进行检验或验证。物品经检验或验证合格后，采购经办人员应按要求填写《物品验收单》，并经签字登记后方可入库或发放。

　　（2）后勤办公室及申购部门要对所采购物品的质量标准进行规范明确，对于经检验或验证不合格的采购物品，采购经办人员必须与供货商协商，采取退货、换货或索赔措施；

　　（3）各需求部门在物品验收合格后根据公司物品分类管理要求办理领用手续；普通办公用品、低值易耗品类，按照相关规定，部门直接向后勤办公室物品保管人员签字领用；实物资产类，需求部门按照规定办理手续领用后的同时，后勤办公室应设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状。

　　6、付款方式

　　（1）采购物资为预付款方式，由采购相关人员凭《采购合同》或《物品购置计划审核表》，按照有关规定填写借款单，经财务部及总经理审核批准签字同意后办理预付款手续；

　　（2）采购物品为除预付款方式之外的方式付款的，在采购物资到货后，由相关采购人员凭《采购合同》或《物品购置计划审核表》、《物品验收单》以及购货发票，根据公司财务报销的有关规定办理报销付款手续。

　　四、采购流程监督管理规定要求

　　公司的采购流程分为日常采购流程和应急情况下的采购流程

　　1、日常采购流程

　　（1）原则上每月月末后勤办公室向机关各部门、各分公司下发经营用品、办公用品购置计划表，由机关各部门、各分公司上报月度经营用品、办公用品的使用计划。

　　（2）后勤办公室对机关各部门、各分公司上报的计划进行汇总，同时与供货商联系，确定供货价格，制定《物品购置计划审核表》。

　　（3）总经理、主管副总、财务部对后勤办公室制定的审核表进行审批。

　　（4）经过公司领导批准同意后，在公司财务部支款。

　　（5）后勤办公室管理人员与各分公司后勤人员共同到供货点进行入库、出库登记，各分公司后勤人员现场将划拨的经营用品、办公用品领用。

　　（6）后勤办公室库管、各分公司领用人员、现场监督人员核实数量，共同签字确认。

　　（7）后勤办公室采购负责人拿发票及材料明细到总公司财务部进行冲销。

　　2、应急情况下采购流程

　　考虑到各分公司日常经营中会有紧急维修情况发生，特拟定相关应急采购流程：

　　（1）如各市场发生电气、水暖、消防设施突发性损坏，必须立即进行维修，应先由维修人员向分公司经理报告损坏情况、原因，并明确所需维修材料。

　　（2）发生突发维修情况，分公司经理应立即向总经理汇报具体情况，分公司经总经理同意后，可立即组织人员进行维修，维修材料可自行就近采购，同时由分公司综合管理科科长向总公司后勤办公室主任报告维修材料等费用支出情况。

　　（3）如后勤办公室人员不能到现场查看，在条件允许情况下，维修时需进行现场拍照。

　　（4）原则上更换的材料不得丢弃，需经后勤办公室人员查看后方可处置。

　　（5）分公司必须在维修之日起三天内，将维修报告上报给总公司，履行维修报批流程手续。

　　3、日常监督管理流程

　　（1）在分公司领用经营用品、办公用品后，后勤办公室要每月到分公司核查物品使用情况，建立物品使用管理台帐，以准确的掌握各分公司物品的使用情况，做好使用记录。

　　（2）各分公司在使用物品过程中发生损坏，不得私自处置损坏物品，需经后勤办公室实际查看后，方可进行以旧换新。

　　五、附则

　　1、本办法未尽事宜由后勤办公室负责解释。

　　2、本办法自下发之日起执行。